Wanneer is een bestelauto uitgezonderd van de bijtelling?

Als aan specifieke inrichtingseisen is voldaan, is er fiscaal sprake van een bestelauto, ook wel een auto met ‘grijs kenteken’ genoemd. Ook voor auto’s met een grijs kenteken gelden in principe de normale regels voor de bijtelling. Dit geldt ook als de bestelauto is aangeschaft via financial lease. Wel geldt er een uitzondering voor bepaalde bestelauto's. Dit betreft:

• Bestelauto's die (vrijwel) uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer.
• Bestelauto's die buiten werktijd op het bedrijfsterrein blijven en dus niet privé gebruikt kunnen worden. 
• Bestelauto's waarvoor een schriftelijke overeenkomst is opgesteld tussen werkgever en werknemer waarin privégebruik expliciet verboden is. 

Ook voor doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto’s geldt het forfaitaire bijtellingspercentage niet. In plaats daarvan is de werkgever dan een jaarlijkse eindheffing van €300,-  per bestelauto verschuldigd.

Bijhouden rittenadministratie

Let er bij een verbod op privégebruik als werkgever op dat je toezicht moet houden op het naleven van het verbod én bij overtreding een passende sanctie moet opleggen. De werkgever kan toezicht houden op het naleven van het verbod door bijvoorbeeld het controleren van kilometerstanden, na te gaan wanneer verkeersovertredingen zijn gemaakt, de hoeveelheid van de verbruikte brandstof te controleren en te controleren of buiten werktijd brandstof is getankt. Leg ook goed vast dat je het toezicht daadwerkelijk hebt uitgeoefend. 

In de wet is expliciet bepaald dat de forfaitaire bijtelling niet van toepassing is als er sprake is van een schriftelijk verbod op privégebruik van een bestelauto. Dit betekent dat, als een werkgever en werknemer schriftelijk zijn overeengekomen dat de bestelauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt, er geen bijtelling hoeft plaats te vinden.

De werkgever moet zich echter goed realiseren dat bij deze regeling het volledige risico op naheffing en boetes bij hem ligt, mocht achteraf blijken dat de auto toch privé is gebruikt. De Belastingdienst controleert dit streng. 

Een werkgever kan dit risico beperken of vermijden door:

• een sluitende kilometeradministratie bij te houden én een verklaring geen privégebruik auto bij de Belastingdienst in te dienen, of 
• gebruik te maken van de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto, die specifiek bedoeld is voor bestelauto's die aantoonbaar niet privé worden gebruikt. 

In beide gevallen neemt de Belastingdienst bij een controle deze verklaringen als uitgangspunt, zolang de praktijk daarmee overeenkomt. Zo wordt het risico op naheffing in principe weggenomen. 

Wanneer een bestelauto door de aard van de werkzaamheden doorlopend en afwisselend door 2 of meer werknemers wordt gebruikt, kun je als werkgever volstaan met een eindheffing van €300,- per jaar per bestelauto. Je draagt dit bedrag af aan de Belastingdienst. Er vindt dan geen bijtelling plaats op het loon van de werknemers. 

🛠️ Voorbeeldsituatie:

Bijvoorbeeld bij een installatiebedrijf waar werknemer A op maandag en dinsdag met een bepaalde bestelauto rijdt, werknemer B op woensdag en donderdag, en werknemer C op vrijdag. In andere weken kan het gebruik weer anders verdeeld zijn. Het kenmerk is dat de auto niet structureel door één werknemer wordt gebruikt, maar afwisselend en onvoorspelbaar. 

🚫 Geen doorlopend afwisselend gebruik:

De regeling is niet van toepassing in de volgende gevallen:

• Als één werknemer de auto structureel mee naar huis neemt. 
• Als er bijvoorbeeld 2 werknemers en 2 bestelauto's zijn die dagelijks onderling worden gewisseld. In dat geval is er geen sprake van afwisselend gebruik in de zin van de regeling, omdat het gebruik te voorspelbaar en verdeeld is.